Vrijwilligers kunnen nooit voor hun prestaties betaald worden, want voor betaalde arbeid moet je alle verplichtingen inzake arbeidswetgeving, sociale zekerheid, patronale bijdragen, arbeidsongevallenverzekeringen enz. nakomen. Maar de kosten die vrijwilligers maken kunnen wel vergoed worden.
- Fiscale vrijstelling: er moeten geen belastingen op betaald en geen fiscale fiches opgesteld worden (vergelijkbaar met systeem ‘kosten eigen aan de werkgever’).
- Vrijstelling Sociale Zekerheid: er moeten geen bijdragen betaald worden.
- Een vrijwilligersregister met de betaalde vergoedingen bijhouden is verplicht.
- De vergoedingen moeten in de boekhouding geregistreerd worden als uitgaven (werkingskosten)
- Het staat de organisatie vrij om al dan niet vergoedingen uit te betalen, de vrijwilliger heeft er geen recht op (vergeet niet in de informatienota te vermelden OF je kostenvergoedingen zal uitbetalen en volgens welk systeem)
- Je kan de kostenvergoedingssystemen niet door elkaar mengen, in hoofde van één vrijwilliger, per kalenderjaar
- De vrijwilliger moet zelf waken over het niet mengen van beide systemen én de maxima die hij mag ontvangen, want een organisatie weet alleen wat zij betaalt en niet wat de vrijwilliger elders ontvangt.
- Ook uitkeringsgerechtigden mogen een kostenvergoeding ontvangen zonder verlies (van een deel) van hun vervangingsinkomen.
- Occasionele vergoedingen in natura worden toegestaan
- Vaste of forfaitaire kostenvergoeding
er gelden bovengrenzen (index dd 01/01/11):
- 30,82 euro/maximum/dag
- 1232,92 euro/maximum/jaar
er zijn geen bewijsstukken nodig, een bankverrichting of ontvangstbewijs volstaan.
Indien de vergoedingen het toegelaten maximum overschrijden, moet een individuele fiche 281.50 en de bijhorende samenvatting 325.50 opgemaakt worden.
Meer info hierover kan je lezen in de Ministeriële Omzendbrief van financiën.
- Variabele of reële kostenvergoeding
- Deze zijn onbegrensd, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.
- De maximum kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen, motorfiets of bromfiets wordt vanaf 1 juli 2011 vastgesteld op 0,3352 euro per kilometer, maar elke organisatie bepaalt zelf welke km's aan welk tarief worden terugbetaald - als de vergoeding berekend wordt op basis van de werkelijk afgelegde kilometers, wordt ze beschouwd als een terugbetaling van werkelijke kosten (een maandelijks vast bedrag daarentegen valt onder de regeling van de forfaitaire kostenvergoeding.
- De organisatie bewaart de bewijsstukken (boekhouding)